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资金控制的十大环节









   资金控制对于保护资金的安全、完整,防止贪污、舞弊的发生,提高资金使用效益,妥善处理各种财务关系,都有十分重要的意义。控制好资金的安全完整和有效使用,有许多工作要做,但笔者认为最重要的是下列十个环节。
  第一,要任用更加贤能的人参与资金控制
  由于资金具有更高的被盗、被贪污、被挪用、被侵占的风险,企业应当配备较高素质的人员办理资金业务,参与资金控制。企业负责人和财务负责人不但要任用贤能的人办理资金业务,参与资金控制,还要特别留意这些人是否有吸毒、赌博、嫖娼、过度挥霍等容易侵害企业资金的不良行为。一旦发现这些人有这些行为或情况之一的,应当将其尽早调离货币资金内部控制岗位。

  第二,要严格遵循“钱账分管”原则
  “钱账分管”原则要求出纳员与会计员应当严格分工,相互制约。
  根据“钱账分管”的原则要求,出纳员在资金内部控制中应当负责:资金的收支和保管,现金和银行存款日记账的登记等工作,必要时还可负责资金收支原始凭证的购置、保管、使用或发放以及登记工作等,但不得兼任稽核、会计档案保管、总分类账及收入、费用、债权、债务等明细分类账的登记工作。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。确需出纳人员办理上述工作的,应当指定其他人员定期进行审核、监督。根据“钱账分管”的原则要求,会计员在资金内部控制中应当负责:原始凭证的复核,收、付款记账凭证的编制,分类账登记,账目稽核,会计档案的临时保管等记录性的工作,但不得以任何方式接触企业的资金。在会计人员较多的情况下,上述工作可作进一步分工,如分别设置复核、制单、记账、稽核等岗位;各种明细分类账的登记也可分工为成本组、材料组、薪酬组、债权债务组等分别负责。负责稽核工作的会计人员最好不兼管账目登记工作,以防掩盖自己的记账错误。会计员与出纳员之间应当相互独立,不能有伦理上的亲密关系、经济上的共同利益、工作上的长期协作等损害相互独立的情形,否则,就应当进行岗位调换。必须严格坚持钱账分管原则,严格控制会计人员通过代理资金收支等非法接触企业资金。实践证明,会计人员贪污企业资金问题的产生绝大多数都与会计人员非法接触企业资金有关。
  第三,要严格遵循“两权分离”原则
  “两权分离”要求企业所有权与经营权应当分离,所有者要认真履行重大决策与监督管理层职责,不应当直接从事经营管理活动;经营者应拥有充分的经营管理权限,充分履行经营管理职责,也不得越位行使所有者的职责,进行“内部人控制”。目前,在我国企业资金控制中,严格遵循“两权分离”原则的关键是要正确处理总经理与董事长之间的关系,合理划分并切实履行两者的职权。按照“两权分离”的要求,在资金内部控制中,总经理应负责组织企业资金内部控制的建设,主持财务预算的制定,控制各部门预算的执行及其效果,审批企业预算内的各项资金开支,决定财会人员的任免,向董事会或股东代表大会提出财务部门负责人和内审部门负责人等关键管理人员的任免建议等工作。为了提高预算内资金支出审批质量和效率,总经理可以将预算范围内的日常开支审批授权下属副总经理、总会计师等负责;对预算内的重大开支应实行经理办公会集体审批;预算外的资金开支还应当报董事会审批。
  按照“两权分离”的要求,在资金内部控制中,董事会应当负责监督资金内部控制制度的运行,审批企业财务预算和决算及预算外资金开支,决定财务经理、内审经理及总经理等关键管理人员的任免等。董事长除了负责召集和主持董事会会议外,还应负责签发权力机构批准的财务预算报告、财务决算报告以及预算外资金支出批准决议;根据权力机构的授权,审批预算外零星开支及关键管理人员、权力机构分委员会及监事会的日常开支等。
  预算内的财务开支审批权是企业经营管理权的重要内容,根据两权分离和现代公司治理的要求,应由董事会通过审批、检查和考核预算方式授权总经理具体行使,以便总经理有完成经营任务所需的充分的财权。董事会应通过审批预算、决算和预算外支出,组织内部审计和聘请外部审计等对总经理行使财务支出审批权的情况应进行监督,而不应当越俎代庖,由董事长具体行使预算内财务支出审批权。董事长行使预算内财务支出审批权不符合两权分离的原则,不仅剥夺了企业经理班子的自主经营所需的财权,不利于保证其实现经营目标,而且模糊经理班子的经营管理责任,弱化了企业治理层对企业财务支出的监督能力。
  第四,要加强预算、定额、限额控制
  为了提高资金的使用效益,有效实现企业治理层对管理层的控制,企业应当于每年初制订资金支出全面预算,并报经股东会批准;经批准的预算应得到严格的执行;年末应认真考核预算执行情况,据以进行奖惩。
  为保证预算得到有效贯彻执行,各项日常支出必须事先制订开支定额,经常性开支可实行定额备用金制度。此外,企业应当严格遵守库存现金限额规定,以保证资金安全和有效利用。
  第五,要认真贯彻“限制接触”原则
  尽可能减少接触企业资金的人员和时间,是防止贪污舞弊的基本措施。按照限制接触原则的要求,企业资金只能由出纳员和经企业权力机构授权的人保管,未经权力机构授权的任何机构和人员都不得接触企业资金或办理资金业务;应当遵循现金开支范围和现金支付限额规定,尽可能采用转账结算,严格限制现金结算;现金收入要及时送存银行;要尽可能使用集中收付款方式,严格限制分散收款或付款。
  企业必须进行的分散收款,应经过企业权力机构批准;一般应当限于小额、临时收款;必须领取统一收据收款;必须要求收款员限期将收取的款项足额送交企业出纳员或结算中心(内部银行);出纳员应及时催交逾期未交的分散收款的款项;出纳员收款时须核对收据存根和款项是否相符,确保足额收缴;出纳员收取收款员上交的款项时也必须开具收据,交款人员应妥善保管交款收据,并作备查登记;分散收款业务结束后,出纳员应及时收缴分散收款员的剩余收据和款项,并办理严密的交接手续。
  企业的资金支出,规模较小的企业应由企业出纳员集中办理;规模较大的企业应由企业结算中心或内部银行集中办理。
  第六,要严格控制“坐支”行为
  “坐支”是指以现金收入直接支付现金支出,即不通过开户银行进行结算。坐支极易产生收支混乱,给贪污、舞弊、偷漏税款等提供机会,必须严加控制。为了防止“坐支”问题的发生,企业所有的现金收入都应及时送存开户银行,所有的现金支出都应最初是从开户银行里提取的,确保收支两条线。现金收支两条线,不仅可以清楚地反映现金收支情况,防止各种舞弊发生,而且可以通过企业与开户银行对账,强化资金控制。如果因特殊制坐支详细情况表,并向开户银行报送一份,以确保企业与银行的对账能顺利进行。
  第七,要严格支出的授权审批控制
  企业发生的各项支出,包括借出款项等,必须执行严格的批准审核程序,严禁擅自挪用、借出资金。资金支出授权审批控制的关键是要正确处理一般授权与特殊授权、集体授权与个人授权、授权与担责等的关系。
  (一)一般授权与特殊授权关系的处理
  一般授权是指以书面文件的形式,长期性授予有关管理人员办理常规经济业务的权限、条件及相关责任的授权方式。特殊授权则是指以上级领导特批的形式临时性授予有关管理人员办理特殊经济业务的权限、条件及其相关责任的授权方式。企业各级管理层的一般授权与特殊授权的范围应以书面文件的形式加以明确而合理地规定。要防止一般授权过大,使授权批准控制失效;也要防止特殊授权过大,降低企业经营管理效率,弱化下级管理人员工作的责任心和积极性,使领导忙于审批,降低审批质量。
  (二)个人授权与集体授权关系的处理
  个人授权是指企业负责财务支出审批的人员,根据自己拥有的审批权限,独立地对有关财务支出进行审批的授权制度。个人授权具有效率较高、责任明确的优点。但是,如果相关制衡措施不到位,个人授权就会变成个人专断,极易产生贪污舞弊等行为。集体授权是指有权参加财务支出审批的人员,通过召开会议,按照少数服从多数的原则形成会议决议,对重大财务支出进行审批的授权制度。集体授权具有质量较高,权威性较大的优点。但是,集体授权的成本较高,不利于明确审批责任。企业应以书面文件的方式明确规定个人授权审批的依据、业务范围、金额限额,接受监督检查的方式和途径,应承担的审批责任和失责应受到的追究等;明确规定各类支出集体审批的参与人员范围、议事程序和决议方式等。在处理个人授权与集体授权关系上,既要防止“一支笔”独裁问题的出现,也要防止“人人拥有否决权”的“共同审批”,还要防止将财务支出切块进行“分块审批”的财务“割据”问题。财务支出“一支笔”独裁极易导致贪污腐败;“共同审批”极易导致议而不决,影响工作效率问题;“分块审批”极易导致争预算,扩大支出,损失浪费等问题,而且容易形成变相的“一支笔”独裁。
  (三)授权与担责关系的处理
  首先授权审批要有规范的程序:所有开支,都应当由支出发生部门负责人和财务负责人审批;预算内的重大开支和预算外开支,还应得到总经理或主管财务工作的经理的审批;预算外开支和关键管理人员开支及重大投融资决策还要得到董事会等类似的企业权力机构的审批。应当按照下列原则承担审批责任:谁在最后审批,谁就应当对审批的合理性、合法性和有效性承担第一责任。集体审批由会议召集人承担第一责任。
  第八,要严格按规定程序开支款项
  企业应当按照下列控制程序发生支出:
  (一)支付申请
  有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、限额、支付方式等内容,并附上有效的经济合同协议、原始单据或相关证明文件。
  (二)支付审批
  审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不合规的资金支付申请,审批人应当拒绝批准;性质或金额重大的要集体审批。
  (三)支付复核
  批准后的支付申请应交会计人员进行复核。复核内容包括:批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付企业是否妥当等。复核无误后,应据以填制付款凭证,交由出纳人员办理支付手续。对复核发现审批有问题的支付申请,应要求申请人补办审批手续或提请审批人纠正审批意见。如遭审批人拒绝,应向企业最高领导人报告,请求作出如何处理的书面指示,同时有义务向国家有关机关报告。
  (四)办理支付
  出纳员应根据经过批准并复核无误的支付申请和会计人员编制的付款凭证,按批准的金额、支付方式、受款单位等办理支付手续,并在付款凭证上加盖“付讫”章,同时登记现金或银行存款日记账,最后再将有关凭证转交会计人员登记分类账。
  第九,要加强资金的稽核与审计控制
  分工控制原则要求,任何经济业务的办理都必须经过授权批准、业务执行、书面记录、稽核检查四个环节,才能保证其真实、合理、合法。资金业务也是如此,必须加强稽核检查控制,做好会计稽核和审计监督检查工作。为了加强资金业务控制,企业的稽核员应当经常核对库存现金余额与现金日记账余额,银行存款日记账与开户银行对账单,日记账与分类账,及时查明和处理不相符情况。内部审计人员应负责库存现金的突击盘点,银行账户的开立及使用情况的定期检查、清理,银行账的独立核对,财务收支的审计,发现问题,应及时查明原因,作出处理,还应当负责内部控制运行的日常检查和评价等核查性的工作;但内部审计人员不得负责资金管理与核算的任何工作,不得负责资金内部控制的建立和修改,也不得有罚款和盘点库存现金时收缴保险柜钥匙等接触企业资金的行为。
  第十,要切实做好财务印章与票据控制
  支出的授权审批控制通常是通过使用企业财务印章来进行的。为此,企业财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员专人保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项,必须严格履行签字或盖章手续,用章必须履行相关的审批手续并印章使用登记簿进行登记。资金收支票据是证明资金收支业务发生或完成情况,明确有关人员经济责任的书面证明,也是控制贪污、挪用、侵占资金等舞弊行为的有效手段。为此,企业必须加强资金收支票据控制。
  (一)企业应当加强与资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用
  (二)企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据,应当按规定予以保存,不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据,在履行审核批准手续后进行销毁,但应当建立销毁清册并由授权人员监销
  (三)企业应当设立专门的账簿对各类票据的增减变动进行登记;对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票;企业应尽可能使用电子票据,手工填写票据应确保一次复写
  (四)各类票据的购买、保管、使用、销毁等应当有完整记录,银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效;领用票据应有经批准的领用申请,并要求领用人在票据保管员登记的票据登记簿中签字;有关分散收付款的业务结束时,应及时收缴剩余票据,妥善办理收回票据的核销手续
  (五)支票的保管使用与财务印章的保管使用须实行分工负责,空白支票不得事先签名盖章
  (六)对于自制收据的控制,应由票据保管员和企业财务印章保管员分工负责
  票据保管员负责印制或编号、保管、发放或使用,以及登记自制量、发放或使用量;印章保管员负责盖章和登记盖章数量。双方要经常核对自制数量,确保数量相符,严格控制自制收据数量。
  (七)定期对各类票据的保管、使用和入账情况需要坐支的,应事先报经企业权力机构和开户银行批准,要在批准的额度和范围内坐支,每日编情况进行审查,其审查的一般步骤如下
  1.到票据销售机关调查收据购买数量及起止号码;向企业财务印章保管人员查询自制收据自制数量及起止号码;
  2.与票据保管员在票据登记簿中的记录进行核对,确定登记簿的记录是否真实;
  3.对保管和使用的票据进行抽查检验,查明是否有与购买或自制票据的编号不相符或相重复的票据,确定企业保管和使用的票据是否真实;
  4.全面监盘各类票据,确定其实存与登记簿结存数量是否相符;
  5.鉴定填错并留存票据的数量和收回已领用票据的数量;
  6.根据期初结存票据的数量加本期购置的数量减期末监盘数量和认定的填错数量,确定本期应入账数量,核对入账数额的正确性。

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